Les quatre points suivants doivent être pris en charge lors de l’élaboration d’un plan de protection des dossiers essentiels :
- Commencez par classer tous les dossiers dans l’une des catégories suivantes :
- Général
- Important
- Crucial
- Essentiel
- Document de référence
- Indiquez l’emplacement des dossiers cruciaux et essentiels dans votre plan d’action d’urgence.
- Examinez les procédures de sécurité relatives à la protection des dossiers essentiels au moins une fois par année.
- Incluez dans le plan d’action d’urgence des instructions sur la manière d’accéder aux dossiers stockés à l’extérieur du site.
Utilisez ce formulaire pour organiser tous les dossiers pertinents jugés au moins critiques ou essentiels. Une partie de ces renseignements peut être jointe aux autres dossiers.
Identifiant du dossier : L’accès est-il restreint : Oui : Non :
Titre du dossier : Emplacement :
Auteur(e) : ______________________________________________________________________________
Date de création : __________________________________________. Période de conservation :
Catégorie de dossier : Général_____ Important____ Crucial______ Essentiel______ Document de référence_____
Format du dossier : Papier Électronique Photo Autre
Des activités seraient-elles touchées si ce dossier était perdu ou détruit? Lesquelles?
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Faut-il conserver le document original? Oui __ Non __ A-t-on fait une copie du dossier? Oui __ Non __
L’information dans ce dossier peut-elle être reconstituée à partir d’autres sources? Oui Non ____
Qui a l’autorisation de consulter ce dossier?
- ________________________________________________
- ________________________________________________
Comment ce dossier est-il protégé? ________________________
En cas de catastrophe imminente, ce dossier doit-il être placé en lieu sécuritaire? Oui Non
Si ce dossier nécessite un traitement particulier, veuillez le préciser : ________________________
Autres commentaires :
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